Verkkosivujen ylläpito yritykselle – Mitä ylläpidossa kannattaa huomioida?

Verkkosivujen julkaiseminen ei tarkoita sitä, että sivusto olisi sen jälkeen valmis ikuisesti.

Yrityksen verkkosivut tarvitsevat säännöllistä ylläpitoa, jotta ne pysyvät turvallisina, toimivina, nopeina ja ajantasaisina. Hyvin hoidettu verkkosivusto voi palvella yritystä vuosien ajan, mutta ilman ylläpitoa pienistä ongelmista voi vähitellen muodostua suurempia.

Verkkosivujen ylläpito yritykselle tarkoittaa paljon muutakin kuin tekstien vaihtamista silloin tällöin. Ylläpitoon voi kuulua teknisiä päivityksiä, tietoturvaa, varmuuskopiointia, toimivuuden tarkistamista, sisällön päivittämistä sekä sivuston suorituskyvyn seuraamista.

Tässä artikkelissa käymme läpi, mitä yrityksen verkkosivujen ylläpidossa kannattaa huomioida ja milloin ylläpito kannattaa antaa ammattilaisen hoidettavaksi.

Mitä verkkosivujen ylläpito tarkoittaa

Verkkosivujen ylläpidolla tarkoitetaan kaikkia niitä toimenpiteitä, joiden avulla sivusto pidetään kunnossa julkaisun jälkeen.

Ylläpidon sisältö riippuu paljon siitä, miten verkkosivut on rakennettu.

Esimerkiksi sisällönhallintajärjestelmää käyttävä sivusto voi vaatia järjestelmän, teemojen ja lisäosien päivittämistä. Räätälöidyllä teknologialla rakennettu sivusto voi puolestaan vaatia esimerkiksi riippuvuuksien, palvelinympäristön ja integraatioiden seurantaa.

Yrityksen näkökulmasta tärkeintä on, että joku vastaa sivuston toimivuudesta myös julkaisun jälkeen.

1. Tietoturvasta pitää huolehtia

Tietoturva on yksi tärkeimmistä verkkosivujen ylläpidon osa-alueista.

Verkkosivustoihin käytetyt ohjelmistot kehittyvät jatkuvasti ja niistä voidaan löytää myös tietoturvaan liittyviä puutteita.

Siksi käytössä olevat järjestelmät ja komponentit kannattaa pitää ajan tasalla.

Erityisesti verkkosivustoilla, joissa käytetään paljon lisäosia tai valmiita ohjelmistoja, päivitysten seuraaminen on tärkeää.

Myös ylläpidossa käytettävien tunnusten turvallisuuteen kannattaa kiinnittää huomiota. Vahvat salasanat ja asianmukaisesti rajatut käyttöoikeudet ovat tärkeä osa kokonaisuutta.

Yrityksen verkkosivujen tietoturvaa ei siis kannata ajatella vain silloin, kun ongelma on jo tapahtunut.

2. Verkkosivuista kannattaa ottaa varmuuskopioita

Varmuuskopiointi on tärkeä osa verkkosivujen ylläpitoa.

Jos verkkosivustolla tapahtuu tekninen ongelma, sisältöä poistetaan vahingossa tai päivitys aiheuttaa virheen, toimiva varmuuskopio voi mahdollistaa sivuston palauttamisen aikaisempaan tilanteeseen.

Varmuuskopioinnin pitäisi tapahtua säännöllisesti.

Sopiva varmuuskopioinnin tiheys riippuu siitä, kuinka usein verkkosivuston sisältö muuttuu.

Jos sivustoa päivitetään harvoin, päivittäinen varmuuskopiointi ei välttämättä ole tarpeen. Verkkokaupassa tai aktiivisesti päivitettävässä palvelussa varmuuskopioita voidaan puolestaan tarvita huomattavasti useammin.

Oleellista on myös varmistaa, että varmuuskopioista voidaan oikeasti palauttaa toimiva verkkosivusto.

3. Verkkosivujen toimivuutta kannattaa seurata

Yrityksen verkkosivuilla voi syntyä ongelmia ilman, että niitä huomataan heti:

• Yhteydenottolomake voi lakata toimimasta.
• Jokin linkki voi johtaa sivulle, jota ei enää ole.
• Kuva voi lakata näkymästä.
• Integraatio ulkopuoliseen järjestelmään voi rikkoutua.

Yrityksen kannalta erityisen ikävä tilanne syntyy silloin, jos verkkosivut näyttävät normaalilta mutta tarjouspyynnöt eivät enää saavu perille.

Siksi verkkosivujen tärkeimmät toiminnallisuudet kannattaa tarkistaa säännöllisesti.

Erityistä huomiota kannattaa kiinnittää lomakkeisiin, ajanvaraukseen, verkkokaupan toimintoihin, puhelinnumeroihin ja muihin liiketoiminnan kannalta tärkeisiin ominaisuuksiin.

4. Sivuston nopeutta kannattaa seurata

Verkkosivut voivat hidastua ajan myötä.

Sivustolle voidaan lisätä uusia kuvia, videoita, seurantatyökaluja ja muita elementtejä, jotka kasvattavat ladattavan sisällön määrää.

Myös tekniset muutokset voivat vaikuttaa nopeuteen.

Hidas verkkosivusto heikentää käyttökokemusta ja voi tehdä erityisesti mobiilikäytöstä hankalaa.

Ylläpidon yhteydessä kannattaa seurata sivuston suorituskykyä ja korjata ongelmia silloin, kun niitä havaitaan.

Kuvien optimointi, tarpeettomien ominaisuuksien poistaminen ja teknisen toteutuksen tarkistaminen voivat parantaa sivuston toimintaa merkittävästi.

5. Sisällön pitää pysyä ajan tasalla

Tekninen ylläpito ei yksin riitä.

Myös verkkosivujen sisällön pitäisi vastata yrityksen nykyistä toimintaa.

Sivustolta kannattaa tarkistaa säännöllisesti esimerkiksi palvelut, hinnat, yhteystiedot, henkilöstö, referenssit ja yrityksen muut perustiedot.

Vanhentunut tieto voi aiheuttaa asiakkaalle epävarmuutta.

Jos yritys ei enää tarjoa sivustolla näkyvää palvelua tai yhteystiedoissa on vanha puhelinnumero, verkkosivut eivät palvele asiakasta oikein.

Ajantasainen sisältö antaa myös aktiivisemman ja luotettavamman kuvan yrityksestä.

6. Hakukonenäkyvyyttä kannattaa seurata

Verkkosivujen ylläpito liittyy myös hakukoneoptimointiin.

Sivuston tekniset virheet, poistuneet sivut tai huonosti toteutetut muutokset voivat vaikuttaa siihen, kuinka hyvin hakukoneet pystyvät käsittelemään sivustoa.

Jos verkkosivujen osoitteita muutetaan, vanhoihin osoitteisiin kannattaa yleensä tehdä asianmukaiset uudelleenohjaukset.

Myös indeksointia, sivustokarttaa ja muita hakukoneiden kannalta olennaisia asioita kannattaa seurata.

Hakukoneoptimointi ei kuitenkaan tarkoita vain teknisiä asioita.

Yrityksen kannattaa myös julkaista uutta hyödyllistä sisältöä ja päivittää olemassa olevia sivuja silloin, kun tieto muuttuu.

7. Verkkotunnuksesta ja palvelimesta pitää huolehtia

Verkkosivujen taustalla toimii myös verkkotunnus ja jonkinlainen palvelinympäristö.

Jos verkkotunnuksen uusiminen unohtuu, yrityksen verkkosivujen ja sähköpostien toiminta voi pahimmillaan häiriintyä.

Myös palvelinympäristön pitää pysyä toimintakuntoisena.

Yrityksen kannattaa tietää ainakin, missä verkkosivut sijaitsevat, kuka hallinnoi verkkotunnusta ja kuka vastaa teknisistä ongelmista.

Näiden tietojen pitäisi olla saatavilla myös silloin, jos verkkosivujen alkuperäinen tekijä ei enää työskentele yrityksen kanssa.

Kuinka usein verkkosivujen ylläpitoa tarvitaan

Ylläpidon tarve riippuu verkkosivustosta.

Yksinkertainen yrityssivusto voi vaatia suhteellisen vähän jatkuvaa työtä, jos tekninen toteutus on kevyt ja sisältö muuttuu harvoin.

Laajempi verkkosivusto, verkkokauppa tai useita integraatioita käyttävä palvelu vaatii yleensä enemmän seurantaa.

Oleellista on, ettei ylläpito tarkoita pelkästään ongelmien korjaamista.

Hyvin toteutettu ylläpito pyrkii havaitsemaan ongelmia ennen kuin ne alkavat vaikuttaa asiakkaisiin tai yrityksen liiketoimintaan.

Voiko verkkosivujen ylläpidon ulkoistaa

Kaikkien yritysten ei ole järkevää käyttää omaa aikaa verkkosivujen tekniseen ylläpitoon.

Ylläpidon voi ulkoistaa verkkosivuja ylläpitävälle yritykselle, jolloin yrityksen ei tarvitse itse seurata teknisiä päivityksiä tai ratkaista ongelmia niiden ilmaantuessa.

Ulkoistettu ylläpito voi sisältää esimerkiksi teknistä seurantaa, päivityksiä, varmuuskopiointia, pieniä sisältömuutoksia ja ongelmatilanteiden selvittämistä.

Meiltä voi hankkia myös pelkän verkkosivujen ylläpidon.

Verkkosivujen ei siis tarvitse olla meidän rakentamamme, jotta voimme auttaa niiden ylläpidossa. Voimme ottaa olemassa olevan sivuston ylläpidettäväksi ja kartoittaa ensin sen nykyisen teknisen tilanteen sekä ylläpidon tarpeen.

Tämä voi olla hyvä vaihtoehto esimerkiksi yritykselle, jolla on jo toimivat verkkosivut mutta ei enää omaa tekijää niiden ylläpitoon.

Verkkosivujen ylläpito on osa toimivaa yrityssivustoa

Verkkosivujen ylläpito kannattaa huomioida jo silloin, kun sivustoa rakennetaan.

Hyvin toteutettu verkkosivusto on helpompi pitää turvallisena, nopeana ja toimintavarmana myös tulevaisuudessa.

Yrityksen kannattaa huolehtia ainakin tietoturvasta, varmuuskopioista, sivuston toimivuudesta, nopeudesta, sisällön ajantasaisuudesta ja teknisestä ympäristöstä.

Kun nämä asiat ovat kunnossa, verkkosivut voivat palvella yritystä luotettavasti vuodesta toiseen.

Jos yrityksellä ei ole aikaa tai osaamista verkkosivujen jatkuvaan ylläpitoon, työn voi myös ulkoistaa.

Silloin yritys pystyy keskittymään omaan liiketoimintaansa samalla, kun verkkosivujen teknisestä kunnosta huolehditaan säännöllisesti.